如果要問現(xiàn)代公司打工人，日常辦公中哪件事最頭疼，“財務報銷”這個答案大概率能排進前列。每次出差或者拜訪客戶，誰不得帶回來一堆發(fā)票：餐飲、酒店、飛機、高鐵、打車……雖說現(xiàn)在很多紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)被數(shù)電票替代，但要走完整套報銷流程，還是需要嚴絲合縫地填報表單，交給公司財務審核。

“將在外，君命有所不受。”奔波在外的業(yè)務人員，還經(jīng)常會遇到各種突發(fā)狀況：航班延誤改簽、高鐵只剩商務座、事沒辦完多住一天、客戶多出兩人要吃飯……一不小心超點支，甚至有些路邊小店消費開不出發(fā)票，都可能成為漫長報銷流程中的“卡點”，或者業(yè)務和財務battle（也叫掰扯）的“爆點”。

其實打工人頭疼的這些事，財務人和老板也頭疼，可能還更頭疼——誰愿意把寶貴的時間消磨在盤點核驗一張張發(fā)票里？誰愿意整天跟同事掰扯、成為公司里令人望而生畏的存在？就算嚴格按規(guī)章制度辦事的主管，統(tǒng)統(tǒng)否決一切可能有風險和瑕疵的申請，也會帶來另一種風險：如果，生意黃了呢？

所以，財務管理的規(guī)范、高效和靈活，就像“不可能三角”，是每個在復雜市場環(huán)境中運行的企業(yè)都繞不過去的難題。為了這道難題的更優(yōu)解，從政策推動、科技進步到企業(yè)服務的新理念和新產(chǎn)品，各方都在努力尋找數(shù)字化進程的新路徑。

成立于2014年的合思，深耕財務數(shù)智化領域近十年，是為企業(yè)客戶提供智能聚合消費、費控報銷、收支經(jīng)營分析和電子會計檔案等全方位財務管理服務的科技平臺，也是服務未來財務人、倡導前瞻對象會計理念的行業(yè)領軍者。2022年，合思就率先喊出了“無需報銷”的口號，推出全鏈路L4級無需報銷解決方案，覆蓋“消費—入賬—歸檔”全流程，幫助數(shù)千家企業(yè)實現(xiàn)了財務管理的降本增效。兩年后的今天，人工智能浪潮已經(jīng)席卷千行百業(yè)，合思再次放出大招，針對中小企業(yè)財務數(shù)字化成本高、線下因公消費報銷難、企業(yè)費用管控流程繁瑣效率低等頑疾，開出了一劑“從IT到AI替”的靈藥。

警惕！你的企業(yè)可能是“偽數(shù)字化”

2024年4月23日，在廣州召開的合思春季產(chǎn)品發(fā)布會上，中國財政科學研究院數(shù)字財務研究所、北大信研院財會智能化應用聯(lián)合實驗室、未來財務人研究院同北京合思信息技術有限公司，聯(lián)合發(fā)布了《電子憑證數(shù)智化無需報銷》綠皮書。

之所以叫“綠皮書”，是因為財務數(shù)智化這件事本質(zhì)上與企業(yè)降本增效、節(jié)能減排等ESG發(fā)展理念密切相關。數(shù)電票替代紙質(zhì)發(fā)票，給人最直觀的理解是“省紙”。其內(nèi)在的邏輯，則是要改變傳統(tǒng)報銷模式下會計憑證“接收難、入賬難、歸檔難”的狀況，使企業(yè)財務流程的運轉標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和環(huán)境效益的雙贏。

對在中國境內(nèi)合法經(jīng)營的企業(yè)而言，這也不是一道選答題，而是必答題。截至2023年底，數(shù)電票已全面覆蓋全國36個省區(qū)市（含計劃單列市）。

然而根據(jù)這本“綠皮書”的調(diào)研結果，電子憑證在企業(yè)日常應用中的“數(shù)字鴻溝”仍然存在。“典型的幾個財務數(shù)字化的誤區(qū)，是逆數(shù)字化、偽數(shù)字化和非數(shù)字化。”合思公司創(chuàng)始人兼CEO馬春荃解釋說，有很多企事業(yè)單位出于種種理由，仍然選擇將電子憑證打印成紙質(zhì)版入賬，或者把電子憑證和紙質(zhì)憑證都轉換成圖片文件入賬。但是這樣處理過的電子憑證，丟失了電子簽名和數(shù)字防偽功能，在會計核算中極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤和安全漏洞，是“逆數(shù)字化”和“偽數(shù)字化”。“非數(shù)字化”則是目前各種類型和出處的電子憑證往往需要財務人員手工查驗其合法性和真實性，過程繁瑣，操作復雜，事實上增加了企業(yè)財務管理的成本，與推行數(shù)字化改革的初衷背道而馳。

問題有多普遍？根據(jù)“綠皮書”向眾多企業(yè)財會管理人員發(fā)放的《電子憑證數(shù)智化報銷調(diào)研問卷》結果，有34.2%的受訪者在使用不符合要求的JPG格式發(fā)票，61.9%的受訪者主要以紙質(zhì)報銷單和電子發(fā)票打印件手工入賬，30.5%的受訪者從不查驗電子憑證，這些狀況都為企業(yè)帶來了較大的審計和稅務風險。

“歸根結底，這些問題都可以說是企業(yè)財務數(shù)智化的能力不足，沒有跟上經(jīng)濟社會數(shù)字化發(fā)展的步伐。”馬春荃說，“合思堅持投入新技術和新產(chǎn)品研發(fā)，就是為了幫助廣大企業(yè)補足這些必要的能力，而且要讓客戶覺得易用、好用、愿意用。”

如果從合思產(chǎn)品對傳統(tǒng)財務管理流程的改造角度來看，“易用”和“好用”這兩個目標可以說已經(jīng)實現(xiàn)了。早在兩年前合思推出的“無需報銷”解決方案，就已經(jīng)把差旅、用車、用餐、采購等多個常見場景的線上因公消費，通過多供應商接入和同屏比價、平臺統(tǒng)一開票、自動推送對賬和拆分審批等智能化動作，給企業(yè)財務管理提供了省心省力、一目了然的操作系統(tǒng)。

最近這兩年，合思做了什么？答案是：一刻不停地優(yōu)化迭代產(chǎn)品。合思首席產(chǎn)品架構師佟佩澤披露了一串驚人的數(shù)字：兩年前合思的“無需報銷”解決方案，能夠幫助企業(yè)節(jié)約20%的差旅成本，覆蓋90%的因公消費場景，85%的發(fā)票無需人工處理，對賬準確率高達98%——而現(xiàn)在，這四個數(shù)字分別變成了35%（差旅成本節(jié)約）、100%（線上+線下因公消費場景全覆蓋）、95%（發(fā)票無需人工處理）和精確到小數(shù)點后兩位的99.99%（對賬準確率）。

“舉例來說，僅合思檔案這一個產(chǎn)品，在去年一年里，我們就迭代了186次。”佟佩澤說，“我們在一年內(nèi)投入了2600多個人日的超量研發(fā)資源，就是為了把對賬準確率從98%提升到99.99%——看似只是將近兩個點的小升級，實際上這意味著過去每五十個賬單需要人工檢查一次，現(xiàn)在每一萬個賬單人工介入一次就夠了。財務人的時間大解放，從用上合思開始。”

既要用得上，又要用得起

這么好的產(chǎn)品，怎么讓客戶愿意用，甚至迫不及待想早日用上呢？這就需要從SAAS軟件行業(yè)普遍面對的推廣困境去思考，或者說，每一種先進生產(chǎn)力工具誕生的早期是什么阻礙和延緩了它的普及？

一塊可能存在的絆腳石，叫做“不適用”。有很多地處三四線城市甚至偏遠地區(qū)的企業(yè)，和一些傳統(tǒng)甚至古老的行業(yè)，其日常業(yè)務的開展本就沒有太多數(shù)字化應用的痕跡，或者業(yè)務員經(jīng)常需要在復雜的現(xiàn)實環(huán)境中進行隨機消費。比方說，某公司推銷員搭了輛順風車下鄉(xiāng)，請幾個客戶在路邊飯館吃了頓飯，又在縣城小賓館住了一晚——這趟差旅消費的每個環(huán)節(jié)，都可能超出預先規(guī)劃，或者拿不到正規(guī)發(fā)票，但又是開展業(yè)務所必需且合理的。且不說傳統(tǒng)財務管理流程對此類情況的處理會很麻煩，一般的財務SAAS系統(tǒng)應對起來也是有心無力——數(shù)字化是龐大而復雜的系統(tǒng)工程，你不能要求機器去處理沒有變成數(shù)據(jù)的實物和事件。合思卻從另一個維度提出了創(chuàng)新的解題思路：把企業(yè)公戶里的資金按照預算事項給員工授權，拿到授權的員工手機里就會生成一個特殊的二維碼；再利用銀聯(lián)系統(tǒng)“無孔不入、無微不至”的數(shù)字支付通道，只要員工在“能掃碼”的消費場景里，就可以實現(xiàn)企業(yè)公戶對商戶直接付款，同步獲取憑證入賬。這一創(chuàng)新思考的結晶，解決了線下因公消費的數(shù)字化難題，為合思提出的“無需報銷”理念補上了最后一塊拼圖。合思將其命名為“易商卡”，作為本次春季發(fā)布會重磅推出的新產(chǎn)品，在可預見的未來，易商卡不僅會成為企業(yè)財務數(shù)智化不可或缺的利器，還能為數(shù)據(jù)資產(chǎn)沉淀和消費金融應用的開發(fā)拓展廣闊的想象空間。

再說回數(shù)字化進程的另一塊絆腳石，也許代表了很多企業(yè)客戶面對新科技的糾結心態(tài)，那就是“用不起”。現(xiàn)在我們都知道，好產(chǎn)品往往是很貴的，即使擁有邊際效應、旨在節(jié)約人工的AI技術，從前期研發(fā)到完成產(chǎn)品投入市場，都意味著算力、存儲、維護等源源不斷的巨額投入。高昂的成本反映在產(chǎn)品定價上，就使得很多客戶對于創(chuàng)新引領的產(chǎn)品抱持觀望態(tài)度，尤其是中小企業(yè)，老板們的算盤撥拉得更響、賬算得更細。“其實我們幫客戶計算和考量的因素更多，如果我算出你的投入產(chǎn)出比是一比二、一比三，你可能還會猶豫買這個東西值不值；當我算出你是一比十的時候，那不用說了，你一定會買，對不對？”合思創(chuàng)始人兼CEO馬春荃說，合思整個公司的服務理念，就是以客戶為先，凡事?lián)Q位思考，真的要替客戶省下錢，才能贏得客戶的信賴。在不斷優(yōu)化迭代產(chǎn)品的同時，合思今年還對產(chǎn)品定位進行了更精準和差異化的拆分組合。例如，面向大企業(yè)，合思提供領先的單套制電子會計檔案，“一步到位、應收盡收”；面向中小企業(yè)，所有合思費控的客戶都可以免費獲得“電子憑證中心”的全功能和相應贈送的存儲空間。“歸檔”是企業(yè)財務數(shù)字化轉型的“最后一公里”。合思助力中小企業(yè)以非常實惠的價格“小步快走”這最后一公里，切實推動企業(yè)無紙化建設進程。

AI時代的灰度決策和生活美學

繞了一圈，我們終于要說回本次合思春季發(fā)布會的主題：“AI替”，替了誰？怎么替？

其實，前文所述的每個問題解決方案，從“無需報銷”的全自動化和高精準度、對線上線下（300959）消費場景實現(xiàn)全覆蓋的“易商卡”，到針對不同規(guī)模、各行各業(yè)的企業(yè)客戶推出量身定制、物盡其用的電子憑證歸檔系統(tǒng)，背后一以貫之的邏輯都是合思對于AI這一新技術浪潮的實用主義理解。

“面對AI我們是拿來主義，只要能為客戶創(chuàng)造更大的價值，各家大模型的能力都可以接入合思這根靈活的‘軟管’。”馬春荃說，合思公司英文名“HOSE”的本義就是“軟管”，寓意柔性、敏捷、廣泛的連接。

“我認為現(xiàn)在大家都在談論大模型，而各家AI能力的發(fā)展很快就會趨于同質(zhì)化，最后比拼的可能是價格。”馬春荃說，“對合思來說，注重應用落地，顯然是更重要和實際的問題。”

佟佩澤把現(xiàn)階段的AI財務應用，比作一個工作能力很強但是新入職的會計：“作為上級主管，你肯定要先培訓這個新來的會計，讓TA盡快熟悉業(yè)務，甚至熟悉企業(yè)文化、管理尺度乃至老板的偏好。”等這個AI會計混熟了，TA就能完全接管那些“繁瑣但不困難”的工作，把人類財務工作者從表格和發(fā)票堆里解放出來，去從事更有創(chuàng)造性和更需要靈活決策的工作——關于后面這類工作，也是通常稱之為“灰度決策”領域的思考和判斷，也并非AI不能觸及。事實上，從馬斯克到OpenAI的奧特曼，當今世界人工智能產(chǎn)業(yè)的領軍人物，都認為我們距離人工通用智能（AGI）的“奇點”已經(jīng)近在咫尺，問題只在于人類還能否安全、有效地掌控AI，“不是AI替代人，而是會用AI的人，替代不會用AI的人”已經(jīng)成為共識。

還是以易商卡為例，一個簡單的掃碼支付動作，與人們早已習慣的刷信用卡和微信、支付寶掃碼究竟有什么不同？我們?nèi)匀灰獜囊咨炭ê竺娼尤氲腁I能力中尋找答案：當一個企業(yè)員工用易商卡進行因公消費時，不僅意味著他已經(jīng)獲得了在某個工作項目中使用部分企業(yè)資金的許可，還意味著AI在此時已經(jīng)在行使這家企業(yè)財務主管的一部分權限——比如臨時審批員工合理超支或預支一定額度資金的權限。這是怎么做到的？馬春荃和佟佩澤都給出了相似的解釋：AI的本質(zhì)是比人類更像機器，又比機器更像人類。當員工向一套純粹的機器（傳統(tǒng)SAAS軟件）提出超支申請時，無論超支一塊錢還是一百塊錢，機器都會判定違規(guī)，需要請示人類主管。而AI能夠學習人類主管的思維方式，人類不會像機器那樣冷酷無情，比如“為了談一百萬的生意多花了一百塊錢請客戶吃飯”，在人類思維里就是合情合理的超支。所以，經(jīng)過訓練的AI，能夠在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)“灰度決策”，但企業(yè)財務管理并不會因此陷入混亂，因為AI并不是擅自決策，也不是批準之后就撒手不管了。AI會智能判定一件事情的風險級別，把風險行為記錄并匯報給人類主管，并在事后持續(xù)跟蹤風險行為的后果，直到完成入賬歸檔或人類主管做出下一步?jīng)Q策——易商卡是這樣運行的，合思的整套具備AI能力的財務管理系統(tǒng)都是這樣運行的。

所以，AI時代降臨，到底改變了什么？

在馬春荃和佟佩澤看來，AI改變的是企業(yè)管理方式：以前是人對人，即所謂“流程驅動”；數(shù)字化轉型之后，很多流程被簡化甚至取消，管理者只需關注數(shù)據(jù)的流動，隨之做出決策，這叫“數(shù)據(jù)驅動”；當AI成為企業(yè)運行的核心組織而非附加功能，AI就會指導人類的行動、審批人類的申請、輔助人類決策，甚至在一定范疇內(nèi)代替人類直接做出決策，這可以叫“模型驅動”，也可以叫“AI驅動”。

而在合思CMO蔡麗這位女性管理者的視角中，AI還改變了更多層面——比如財務人的生活。“曾經(jīng)有個客戶告訴我，公司的財務小姐姐平時都不敢做美甲。”蔡麗分享了一個整日與數(shù)字報表打交道的行業(yè)中難得一見的女性感受，“因為以前這個小姐姐每天都要打印、裝訂、清點無窮無盡的紙質(zhì)發(fā)票和文件，這份工作對指甲和手部皮膚的磨損非常嚴重。”后來，客戶公司用上合思的系統(tǒng)，紙質(zhì)發(fā)票基本消失，財務小姐姐終于可以快樂地做美甲了。

“科技帶來的不止是財富、效率和便利，有更人性化的管理、更美好的生活。”蔡麗說。